UNA ACTIVIDAD DESTINADA A LOS ALUMNOS DEL MÁSTER DE ACCESO A LA ABOGACÍA
Dentro del programa de formación complementaria que Bonatti Penal & Compliance ofrece a los estudiantes del máster de acceso a la Abogacía que hacen sus prácticas en el despacho, hemos organizado una sesión dedicada a la Gestión Personal y el aprovechamiento del tiempo de los Abogados.
Nuestro socio, Francisco Bonatti ha abierto la sesión aclarando que cuando se habla de Gestión del Tiempo, en realidad se habla de metodologías de organización personal, destinadas a ser más funcionales.
Toda metodología gira en torno a 4 ideas básicas que son:
- Conocimiento personal y del entorno
- Fijar objetivos
- Planificar
- Ejecutar
Deberemos comenzar haciendo análisis sobre nosotros mismos, siendo muy realistas, conociendo el marco personal y profesional en que nos desenvolvemos, y analizando nuestro biorritmo, que es diferente según la persona.
Intentaremos extraer cuáles son las horas en las que nos concentramos más, el ritmo que tiene nuestro cuerpo y qué trabajos y gestiones haremos en las horas de mayor y menor capacidad de concentración. Junto a este análisis hay que introducir los conceptos de disponibilidad y rigidez, a fin de saber hasta dónde puedes disponer de tu tiempo, qué objetivos marcarte y en qué medida puedes modificar ese biorritmo, sin dejar de ser conscientes que todos tenemos objetivos personales y profesionales y debemos integrarlos.
ORGANIZACIÓN PROFESIONAL: PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA
La herramienta básica y fundamental para saber gestionar nuestro tiempo es la Planificación, y el ponente, ha explicado diversas técnicas de planificación que podríamos dividir en estratégicas y tácticas.
Las metodologías de planificación estratégica están hechas para una gestión a medio y largo plazo, debiendo utilizarlas como punto de partida para poder acabar creando un método propio de trabajo. Las más relevantes y utilizadas son:
- “Getting Things Do” (GTD) de David Allen: se basa en el principio de que todas las tareas pendientes que se tengan que hacer las descargues de la mente y las clasifiques creando listas específicas para cada contexto, liberando así la mente y guardándolas en un lugar específico. De este modo, no es necesario recordar lo que hay que hacer y te puedes concentrar en realizar las tareas.
- Zen to Done: es una serie de diez hábitos que ayudan a organizarse, simplificar la vida, controlar y hacer tus tareas.
- Sistemas americanos de productividad personal
ORGANIZACIÓN PROFESIONAL: EL DIA A DIA
En cuanto a las técnicas de gestión tácticas, éstas son más útiles para organizar el día a día y básicamente se han expuesto:
- Guijarros: ¿Cómo llenaríamos un jarrón con guijarros y arena? Primero poniendo los guijarros y después rellenando los huecos con arena, del mismo modo, en la planificación de nuestro tiempo deberíamos primero ubicar los asuntos que nos ocuparán mayor tiempo y esfuerzos y después colocar los asuntos de menor relevancia completando los espacios dejados por los anteriores.
- Regla Eisenhower: esta técnica se basa en localizar las tareas urgentes y de alta importancia y realizarlas inmediatamente uno mismo, dejando las tareas de importancia media aplazadas con una fecha concreta y delegando totalmente las tareas de importancia baja.
- Regla de las 3 semanas: Esta regla nos exige trabajar con un mínimo de tres semanas a la vista.
La semana en curso debe comenzar perfectamente agendada, y nos imponemos cumplir con todas las tareas que hemos programado. Si por cualquier motivo alguna tarea no se puede ejecutar, debemos reprogramarla inmediatamente y si es posible durante la siguiente semana.
A la vez, vamos programando la siguiente semana con las tareas que tenemos en la lista de Tercera Semana que explicaremos a continuación, y también con las reprogramaciones urgentes de la semana en curso.
La lista de la Tercera Semana recoge dos cosas: todo lo que tenemos agendado a más de dos semanas (juicios, declaraciones, cursos, reuniones, etc.) y todas las tareas que todavía no tienen fecha de programación. En la medida en que nos es posible, tendremos esta lista ordenada en función de su prioridad de programación (por ejemplo: si tengo un juicio dentro de cuatro semanas las tareas de preparación del juicio tiene prioridad sobre otro juicio que tengo señalado para dentro de tres meses).
- Regla de la mesa limpia: debe entenderse literalmente en el sentido de tener todo ordenado y tener encima de la mesa únicamente el expediente o documentos con los que se está trabajando en ese momento y guardándolos en su sitio cuando se cambie de tarea.
- Regla de Pareto: es una regla estadística según la cual en casi todo hay una proporción aproximada de 80 – 20, es decir, el 80% de algo pasa en un 20% (ej. El 80% de la facturación de una empresa está en el 20% de los clientes de la misma). Incorporada esta regla en la gestión del tiempo y sabiendo que el 80% del rendimiento intelectual se usa en el 20% del día, hay que averiguar en qué horas se encuentran esos picos de rentabilidad más elevada y aprovecharlos.
- Regla del Principio y Final: Esto se traduce en utilizar los primeros 10 minutos del día y revisar las tareas que se tengan que hacer para organizarse y ver en qué momento del día se hacen y poder organizarse el tiempo que se pueda invertir en cada una de ellas y utilizar los últimos 10 minutos del día para revisar lo que se ha hecho, si han cumplido con todas las tareas y si no es así recolocar las que te han quedado por hacer y así prepararte el día siguiente.
OTRAS HERRAMIENTAS DE ORGANIZACIÓN PROFESIONAL
Complementarias a las anteriores hay una serie de herramientas de planificación personal que son esenciales para el buen funcionamiento de nuestro trabajo:
- Asertividad – Saber decir que NO, no coger ni encargarse de temas que no sabemos porque nos acarreará un desgaste y una inversión de tiempo excesiva.
- Projecting Management, que se basa en el principio “planifica, hazlo, verifícalo y mejóralo”.
- Tener Planificadores anuales, pues nos ayudarán a visualizar de forma anual las cosas y tareas que tenemos que hacer.
- Agenda, para poner las tareas a realizar en días concretos, debiendo ser rigurosos con el cumplimiento de las mismas, pues nos permitirá ser más competitivos y más eficientes.
- Check List, es estandarizar las tareas, haciendo listas de diferentes categorías pudiendo clasificar las mismas en base a su importancia y horas necesarias que invertir (ej. Poner de 1 a 3 al lado de cada tarea según la importancia y la urgencia).
- Carpetas de Proyectos, incorporando en la carpeta de un mismo proyecto, subcarpetas clasificadas por temas para desde ahí ir integrando fases y tareas dentro de nuestra planificación general.
- Fichas, la idea fundamental es: una idea – una ficha. Éste es el principio básico para cualquier trabajo de cierto volumen como pueden ser artículos, escritos importantes o juicios. Una vez plasmadas todas nuestras ideas en distintas fichas, hay que tener una visión general de todas ellas, ordenarlas hasta encontrar la estructura mental adecuada, profundizar en las mismas y una vez hecho esto, empezar a redactar.
- El orden, es la gran herramienta de gestión personal.
LOS LADRONES DE TIEMPO
La ponencia ha terminado haciendo referencia a los Ladrones del Tiempo en el trabajo a fin de ser conscientes de ello y poder cambiarlo, moderarlo y ponerle solución, siendo los más importantes:
- Procastinación
- Teléfono
- Internet
- Correo electrónico y redes sociales
- Interrupciones internas
- Visitas inesperadas
- El desorden
- La perfección es enemiga de la eficacia
- Falta de Planificación
